HKZ  Do’s and dont’s

Door Arjen Goedhart, Beleidsmedewerker Zorggroep Manna, Enschede

Veel (zorg-)instellingen doen er alles voor om het HKZ-certificaat te behalen. Zo’n certificaat geeft bij diverse instanties kwaliteitspunten of een hogere subsidie. Want HKZ staat voor kwaliteit. Maar of de kwaliteit op deze manier gehaald moet worden?

HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling Zorgsector. Kwaliteit wordt hierin samengebundeld. Het meest praktische voorbeeld is hiervan een kwaliteitshandboek. Een handboek waarin alle procedures en formulieren zijn terug te vinden, welke in de organisatie nodig zijn. Hierdoor zijn processen transparant en voor (nieuwe) medewerkers snel terug te vinden.
Een organisatie die het HKZ-certificaat wil halen, zal allereerst zorgen dat deze processen op papier staan en gebundeld zijn in mappen. Een verzorgingshuis in Twente presteerde het om 2 dagen vóór de audit 332 mappen te produceren. Zo wordt HKZ alleen een papieren monster. Dan staat een certificaat wel mooi aan de muur, maar kwaliteit werkt niet.

Om HKZ tot een succes te maken moet er allereerst de wil bij het management zijn om een kwaliteitsslag te maken. Een management dat alleen een kwaliteitscoördinator aanstelt en deze vervolgens aan zijn lot over laat, is niet voldoende. Het management moet volledige steun en vooral vrijheid geven aan een dergelijke coördinator.
Korte lijnen zijn hierbij erg belangrijk. Indien er een nieuwe procedure is opgesteld, zal deze door het management goedgekeurd moeten worden. Verstandig is dan dat een kwaliteitscoördinator al op tijd de betreffende documenten doorstuurt en daarbij een samenvatting van het document mee stuurt. Vervolgens zal HKZ een vast agendapunt moeten worden op de vergadering van het management, zodat de stukken als hamerstukken behandeld kunnen worden.

Een vlot meewerkend management heeft positieve gevolgen.

Leidinggevenden in de organisaties merken echt dat het management het HKZ-beleid steunt. Daarnaast weet het management ook inhoudelijk meer over de primaire processen die in hun organisatie plaatsvinden.
Een kwaliteitscoördinator die zich gesteund voelt, zal ook op een prettigere manier aan het werk kunnen.

Het HKZ proces moet de tijd krijgen binnen de organisatie, waarbij er niet uitgesteld moet worden. Het moet een lopend proces worden. Het is beter langzaam de zogenaamde PDCA-cirkel te doorlopen dan dat er hier en daar maar wat stappen genomen worden. Het échte werk telt bij HKZ. De organisatie moet zelf de kwaliteitsslag maken en merken!

In sommige organisaties, met name bij een informele sfeer, worden vaak namen gekoppeld aan procedures. Deze wordt dan opgenomen in een kwaliteitshandboek. Het is beter om functies te koppelen aan procedures omdat een document dan minder vaak veranderd hoeft te worden, als een medewerker stopt met zijn huidige functie.

Inrichting Handboek

Veel organisaties kiezen nog altijd voor een papieren handboek. Dit is sneller op te zetten en snel te verspreiden en voor iedereen toegankelijk, zijn de argumenten. Zorggroep Manna werkt al vanaf het begin dat er met HKZ gewerkt wordt (de eerste stappen zijn al in 2001 genomen!) met een digitaal handboek. Hierdoor kunnen documenten in een paar klikken geactualiseerd worden. Daarnaast kan iedereen vanaf elke werkplek het handboek direct bereiken door internet op te starten. Want het handboek is standaard de startpagina. Hoewel de meeste mensen wel met computers overweg kunnen is het wel verstandig iedereen de mogelijkheid geven een kleine cursus te geven. Zo krijgen ze werken met het handboek snel onder de knie.

Een digitaal handboek moet wel voorzien zijn van een zoekfunctie. Met een enkel trefwoord heb je al snel de juiste documenten gevonden. In een papieren map betekent dat urenlang zoeken.

Het halen van het HKZ-certificaat kost veel tijd. Maar het loont echt de moeite als je kwaliteit als doel stelt. Hoewel je beloond wordt voor het hebben van een certificaat heeft een organisatie meer aan een werkend kwaliteitssysteem dan een extra papiertje aan de muur!

Arjen Goedhart
Beleidsmedewerker Zorggroep Manna, Enschede

Vragen over HKZ?  Mail redactie@mijnzorg.nl